Tugas X b1- X b2 oktober th 2012
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran, sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian
i. bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)
A. Pengertian
Administrasi :
Secara
etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam
bhs Inggris “administration” artinya
Tata Usaha.
Pengertian
administrasi dalam arti sempit
:
Kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian
administrasi dalam arti luas
:
Kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
B).Faktor manajemen administrasi menurut Edwin Robinson:
- Persayaratan
- Metode
- pegawai
- Material perlengkapan
C. Pengertian Kantor
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor
adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
D. Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi
perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian
manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.
William
Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan
penjualan.
2.
George
R. Terry
Manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3.
Arthur
Granger
Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen
kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun,
dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.
E. Pengertian Pekerjaan Kantor
Umumnya,
pekerjaan kantor disebut juga clerical
work (pekerjaan tulis) atau paper
work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut
dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.
Berikut
beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1.
George
R. Terry :
Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan.
2.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan
kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan
warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di
kemudian hari.
3.
Geoffrey
Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan
kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan
mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah,
memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan
:
Pekerjaan
kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan
kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan
di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai
tingkatan terendah.
Jenis-jenis
pekerjaan kantor, antara lain :
1.
Menghimpun
2.
Mencatat
3.
Mengolah
4.
Menggandakan
5.
Mengirim
6.
Menyimpan
7.
Melakuan
Komunikasi
8.
Menghitung
9.
Pekerjaan
lainnya
G. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan
istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak
seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak
bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.
H.Etika Kepegawaian
Etika kepegawaian dapat di artikan sebagai pedoman-pedoman atau ukuran-ukuran yang telah disepakati bersama secara musyawarah dan mufakat oleh para anggota kelompok profesi untuk ditaati, dihormati dan dipraktikan oleh pegawainya dengan penuh kesadaran dan penuh tanggung jawab.
I. Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan
pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam
kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan
selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik,
rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian,
santun dalam bersikap.
5)
Dapat menyimpan rahasia.
